Retenção de IR em serviços de limpeza e conservação: quando a alíquota pode cair de 4,8% para 1,2%

Você sabia que a forma como um contrato de limpeza é estruturado pode reduzir significativamente a retenção de Imposto de Renda sobre o serviço prestado? Um detalhe muitas vezes tratado como operacional — o fornecimento de materiais — passou a ter impacto direto na carga tributária dessas operações.

Entenda agora quando a retenção de IR pode cair de 4,8% para 1,2% e o que sua empresa precisa fazer para aplicar esse entendimento com segurança.

O que diz a Solução de Consulta COSIT nº 171/2025

A Receita Federal, por meio da Solução de Consulta COSIT nº 171/2025, reconheceu que empresas contratadas para a execução de serviços de limpeza e conservação para órgãos públicos podem se beneficiar de uma alíquota reduzida de retenção do Imposto de Renda, desde que atendidos determinados requisitos.

O entendimento se aplica a empresas tributadas pelo lucro real e pelo lucro presumido, e trata de uma situação específica: quando o serviço de limpeza não se resume à mão de obra, mas envolve também o fornecimento de materiais indispensáveis à execução da atividade.

Nessas hipóteses, a Receita admite que a retenção de IR possa ser reduzida de 4,8% para 1,2%, gerando impacto financeiro relevante para o setor.

A regra geral da retenção de IR em serviços

Em contratos de prestação de serviços para a administração pública, é comum a aplicação de retenções tributárias na fonte. No caso do Imposto de Renda, a alíquota padrão para determinados serviços, incluindo limpeza e conservação, costuma ser mais elevada, justamente por serem atividades intensivas em mão de obra.

Essa lógica parte da presunção de que o valor do contrato reflete, majoritariamente, remuneração de serviços pessoais. Contudo, a própria legislação admite exceções quando há fornecimento de bens ou insumos essenciais, o que altera a base de cálculo e o enquadramento tributário.

A Solução de Consulta 171/2025 se apoia exatamente nessa distinção.

Serviço com fornecimento de materiais: por que isso importa

O ponto central do entendimento da Receita Federal está na natureza mista da operação. Quando a empresa não apenas executa o serviço, mas também fornece materiais indispensáveis — como produtos de limpeza, insumos químicos, equipamentos de uso contínuo ou descartáveis —, o contrato deixa de ser considerado exclusivamente de prestação de serviços.

Nessas situações, parte do valor contratado corresponde ao fornecimento de bens, o que justifica uma retenção menor de Imposto de Renda, desde que essa característica esteja claramente demonstrada e documentada.

Não se trata de um benefício automático, mas de um enquadramento técnico que exige atenção aos detalhes formais.

Requisitos para aplicar a alíquota reduzida

A Receita Federal deixou claro que a aplicação da alíquota de 1,2% depende do cumprimento rigoroso de requisitos específicos. Entre eles, destacam-se três pontos fundamentais.

Previsão expressa no contrato

O contrato firmado com o órgão público deve estabelecer de forma clara e expressa que a execução do serviço de limpeza e conservação inclui o fornecimento dos materiais necessários.

Contratos genéricos, que mencionam apenas a prestação de serviço, sem detalhar essa obrigação, não atendem ao requisito.

Detalhamento na nota fiscal

A nota fiscal deve discriminar adequadamente os insumos fornecidos. Não basta indicar um valor global do serviço. É necessário demonstrar, ainda que de forma agrupada, que há fornecimento de materiais vinculados à execução do contrato.

A ausência desse detalhamento pode levar ao desconsideração do enquadramento diferenciado em eventual fiscalização.

Essencialidade dos materiais

Os itens fornecidos precisam ser essenciais para a realização do serviço, e não acessórios ou meramente opcionais. Produtos de limpeza, saneantes, insumos de higienização e materiais diretamente utilizados na atividade tendem a atender a esse critério.

Materiais alheios à execução do serviço ou de uso administrativo dificilmente serão aceitos como fundamento para a alíquota reduzida.

Avalie agora se seus contratos e notas fiscais atendem a esses requisitos formais.

Impactos práticos para empresas do setor

A possibilidade de reduzir a retenção de IR de 4,8% para 1,2% representa um diferencial competitivo relevante, especialmente em contratos com margens apertadas, como é comum em licitações públicas.

Entre os principais impactos positivos, destacam-se:

• Melhoria do fluxo de caixa, com menor retenção na fonte;

• Aumento da competitividade em disputas contratuais;

• Redução do custo tributário efetivo da operação;

• Maior previsibilidade financeira nos contratos com o poder público.

Em contratos de grande volume ou longa duração, a diferença percentual pode representar valores expressivos ao longo do tempo.

Atenção aos riscos de aplicação indevida

Apesar do benefício, a aplicação da alíquota reduzida exige cautela. A Receita Federal foi clara ao condicionar o enquadramento ao cumprimento rigoroso das exigências formais.

A adoção indevida da alíquota de 1,2% pode gerar:

• Autuações fiscais;

• Cobrança da diferença de imposto não retido;

• Multas e juros;

• Questionamentos sobre a validade dos contratos e das notas fiscais.

Por isso, não basta alterar a retenção de forma unilateral. É fundamental revisar a documentação e alinhar práticas operacionais, fiscais e contratuais.

Contratos públicos e fiscalização intensificada

Contratos firmados com a administração pública estão sujeitos a um nível elevado de controle e fiscalização. Informações contratuais, notas fiscais e retenções tributárias são facilmente cruzadas pelos órgãos de controle.

Nesse contexto, qualquer inconsistência entre contrato, execução do serviço e documentos fiscais pode ser rapidamente identificada.

A Solução de Consulta 171/2025 abre uma oportunidade legítima de economia tributária, mas também reforça a necessidade de compliance fiscal rigoroso.

Planejamento tributário aplicado ao setor de serviços

O entendimento da Receita Federal demonstra como o planejamento tributário, quando bem estruturado, pode gerar economia dentro dos limites legais.

Não se trata de criar estruturas artificiais, mas de organizar corretamente contratos e documentos, refletindo a realidade da operação. Quando a empresa fornece materiais essenciais, isso deve estar claro juridicamente e contabilmente.

Empresas que alinham jurídico, fiscal e operacional conseguem transformar interpretações administrativas favoráveis em vantagens concretas e sustentáveis.

O papel da assessoria jurídica especializada

A análise do enquadramento correto, a revisão de contratos, a adequação das notas fiscais e a avaliação dos riscos fiscais exigem conhecimento técnico especializado.

A assessoria jurídica atua para:

• Interpretar corretamente a Solução de Consulta;

• Avaliar a aderência dos contratos existentes;

• Ajustar cláusulas contratuais futuras;

• Mitigar riscos de autuações e questionamentos;

• Garantir segurança jurídica na aplicação do benefício.

Sem esse suporte, o que poderia ser uma economia legítima pode se transformar em passivo tributário.

Um benefício que exige estratégia

A redução da alíquota de retenção de IR não deve ser vista como um simples ajuste operacional. Ela envolve decisões estratégicas sobre a forma de contratar, faturar e executar serviços.

Empresas que atuam no setor de limpeza e conservação, especialmente junto ao poder público, precisam avaliar se estão aproveitando corretamente as possibilidades legais disponíveis — e se estão protegidas contra riscos fiscais futuros.

Resumo final

A Solução de Consulta COSIT nº 171/2025 confirmou que empresas de limpeza e conservação contratadas por órgãos públicos podem se beneficiar da redução da retenção de IR de 4,8% para 1,2%, desde que o serviço esteja vinculado ao fornecimento de materiais essenciais. Para isso, é indispensável que o contrato preveja expressamente essa obrigação, que a nota fiscal detalhe os insumos e que os itens sejam essenciais à execução do serviço. O benefício gera vantagem competitiva e melhora o fluxo de caixa, mas exige rigor formal e acompanhamento jurídico para evitar autuações e riscos fiscais.

Conte com uma assessoria jurídica especializada para revisar contratos, adequar documentos fiscais e transformar esse entendimento da Receita Federal em vantagem concreta e segura para o seu negócio.